Нормативно-правові акти, які регламентують діяльність клубних закладів:
- Закон України «Про культуру»;
- Постанова Кабінету Міністрів України від 12.11.1998 № 1775 «Про нормативи забезпечення населення клубними закладами»;
- Постанова Кабінету Міністрів України від 2 грудня 2020 р. № 1183 «Про перелік платних послуг, які можуть надаватися державними і комунальними закладами культури, що не є орендою»;
- Наказ Міністерства культури України від 20.09.2011 № 767/0/16-11 «Про затвердження типових штатних нормативів клубних закладів»;
- Загальне положення про клубне формування закладу культури системи Міністерства культури і мистецтв України, затверджене наказом Міністерства культури і мистецтв України від 07.12.2004 № 835;
- Примірне Положення про любительське об'єднання, клуб за інтересами системи Міністерства культури України (наказ Міністерства культури України № 171 від 05.07.1993 р.);
- Наказ Міністерства культури і мистецтв України від 23.06.1999 № 415 «Про Положення про народний (зразковий) аматорський колектив (студію) закладів культури системи Міністерства культури України» (зі змінами внесеними наказами Міністерства культури України від 15.12.2003 № 779 та від 11.10.2013 № 96.
Основні установчі документи клубного закладу:
- Статут клубного закладу або положення, зареєстровані у відповідному органі місцевої виконавчої влади;
- Паспорт клубного закладу;
- Структура та штатний розклад клубного закладу;
- Кошторис клубного закладу на рік;
- Посадові інструкції працівників клубного закладу (затверджені керівником закладу);
- Організаційно-розпорядчі документи, накази та постанови, програми та заходи керівного органу культури, органів місцевого самоврядування;
- Власні організаційно-розпорядчі документи;
- Постанови колегії та посвідчення про присвоєння (підтвердження) звань «народний аматорський колектив» та «зразковий аматорський колектив»;
- Статути або положення про структурні підрозділи закладу (клубів за інтересами, громадських та аматорських об’єднань, комерційних, госпрозрахункових підрозділів), затверджені керівником закладу;
- Правила внутрішнього розпорядку клубного закладу.
ПЛАНОВА ДОКУМЕНТАЦІЯ
Основні види планів у клубних закладах:
- Перспективні та річні плани роботи клубного закладу;
- Календарні (щомісячні) плани роботи клубного закладу;
- Власні програми та заходи з актуальних проблем культурно-дозвіллєвої діяльності;
- Плани роботи клубних формувань.
ОБЛІКОВА ДОКУМЕНТАЦІЯ
- Журнал обліку роботи клубного закладу;
- Журнал планування та обліку роботи аматорського формування;
- Журнал обліку роботи любительських об’єднань та клубів за інтересами;
- Облік платної діяльності (за узгодженням із бухгалтерією);
- Облік матеріальних та технічних засобів.
Примірний перелік клубних формувань та кількісний склад їх учасників:
Хорові колективи (не менше 20 чоловік);
Вокальні ансамблі (не менше 6-8 чоловік);
Інструментальні ансамблі (не менше 6 чоловік);
Оркестри (не менше 20 чоловік);
Ансамблі танцю (не менше 16 чоловік);
Ансамблі пісні і танцю (не менше 26 чоловік);
Студії (кіно, -фото, -відео, вокальні, художнього читання, образотворчого мистецтва) (не менше 10 чоловік);
Циркові колективи (не менше 10 чоловік);
Театральні колективи (не менше 15 чоловік);
Театральні колективи малих форм (не менше 10 чоловік);
Фольклорні гурти (не менше 6 чоловік);
Любительські об’єднання та клуби за інтересами різних напрямів діяльності (не менше 10 чоловік);
Гуртки загального розвитку (підготовка до школи, вивчення іноземних мов тощо) (не менше 10 чоловік);
Гуртки культурно-побутового характеру (кулінарії, крою та шиття, в’язання тощо) (не менше 10 чоловік).
Під час діяльності клубного закладу також необхідно формувати наступні матеріали:
- Історична довідка про діяльність клубного закладу;
- Сценарії культурно-мистецьких заходів, конкурсів, фестивалів тощо;
- Концертні програми проведених заходів;
- Репертуарний фонд;
- Методичні, інформаційні, інструктивні матеріали основних напрямів роботи;
- Матеріали перевірки діяльності клубного закладу;
- Матеріали роботи оргкомітетів, журі оглядів, конкурсів, фестивалів;
- Фотоальбоми, відеоматеріали, накопичувальні матеріали, публікації у ЗМІ.